Bi’Sektör için yazılarımı genellikle hafta sonu hazırlıyorum. Her hafta için aklıma gelen veya hafta içi yürüttüğüm danışmanlık projeleri sırasında ortaya çıkan konular, sorulardan ilginç olanlarını bu köşeye taşımaya çalışıyorum. Bu hafta için de aklımda bir konu vardı. Ama Perşembe günü yaptığım bir toplantıda ortaya çıkan bir soru düşündüğüm konuyu geriye attı ve aşağıdaki yazı ortaya çıktı.
Konu aslında çok basit, firma içinde yeni bir projeyi yönetirken veya lansmanı için çalışırken, proje ekibi içinde katkıda bulunanların veya ekip içinde olmayıp, projenin doğal parçası olan kişi veya departmanların ne kadar katkı sağladığı hatta projeyi baltaladığı konusu…
Konumuz da perakende olunca ve perakende içinde devamlı olarak yeni proje ve lansman detayları olunca yazı da kendi başına akıp gitti. Buyrun buradan başlayalım.
Yıllardır çalıştığınız bir firma içinde bile olsa yeni bir proje için çalışmaya başlamak hem zordur hem yorucudur. Projenin ilk aşamalarında planlı bir analiz ile çözüm getirilebilir. Burada analiz becerisi ve tecrübe birleşince projenin başarısı ve devamında yeni pencereler açılmasında önemli rol oynar. Burada sesleri duyar gibiyim, her firma içerisinde birçok katman ve iş bölümleri olacaktır. Bu aile firmalarında bazı net görünümler içinde olabileceği gibi, kurumsallaşmış firmalarda farklı hizipler ve bölünmeler şeklinde olabilir.
Önemli olan konu, proje sahibi olarak herkese gülücük dağıtarak iletişimi çözemeyeceğinizi bilmenizdir. Başlangıçta iyi niyetler olabilir ama proje ile beraber bu iletişimi rasyonel bir platforma taşımanız gerekir. Buradaki en önemli konulardan biri de gerektiğinde hayır diyebilmektir. Ülkemizin içinde bulunduğu coğrafya da hayır demek çeşitli şekilleri ve anlamı olan bir konudur ve zordur. Bununla beraber ana prensip, konuya hakim olan bir proje yöneticisinin yanlış ve gereksiz gelen teklif ve önerilere gerektiğinde net bir hayır cevabı verebilmesi veya konuyla ilgili uzmanlığını kullanarak doğru yönlendirme yapabilmesidir.
Evet iletişim katmanlarını yönetebilmek için iki ana prensipten bahsettik bunlar;
- Gerektiğinde hayır diyebilmek.
- Ve ikinci olarak da proje süresince iletişim katmanlarını yönetebilmek için en önemli konulardan birisi olan firma çalışanlarının proje üzerinde etkisinden bahsettik. Gelin bu ikinci konu için nasıl bir yöntem izleyebileceğimize bakalım.
Genel olarak proje içinde çalışmak insan karakteri açısından zor bir durumdur. Bunun tam tersi de olur, özellikle öğrenmeye açık olan insanlar her yerde vardır ve işi hızlı olarak yapmak isterler.
Bu açıklamalar eşliğinde bir proje için oluşturulan ekibin 4 türlü tepki vermesi mümkündür.
Önce bunların başlıklarına bakalım ve sonra üzerlerinde duralım
- Olumlu yaklaşım
- Olumsuz yaklaşım
- Olumsuz gözüküp ikna olabilecekler
- Olumlu gözüküp sabote edenler
Bu listeyi aslında günlük hayatta karşımıza çıkan insan davranışlarının bir özeti olarak görebiliriz. Proje yönetiminde bu tip davranış modellerine göre pozisyon alınması ve yönlendirme gerekir. İsterseniz en kolay gözüken davranış ile başlayalım;
Olumlu Yaklaşım
Bu rol içinde olan şirket çalışanları, genellikle projenin üst yönetim talebi ile gelmesinden dolayı sizi her zaman destekliyor olarak gözükeceklerdir. Açıkçası bu tip davranış da olan kişilerden yaratıcı ve yenilikçi katkılar beklememeniz gerekir. Genellikle pozisyonlarını üst yönetime-departmanlar arası ve departman içinde korumak için sizden gelen taleplere olumlu yaklaşım sergilerler. İstediğiniz görev ve tanımlamalara destek olurlar. Ama kendi görevlerine ek gelebilecek veya daha fazla sorumluluk alabilecekleri durumlara karşı temkinli yaklaşırlar. Proje yönetimi sırasında bu davranış biçimi en çok karşınıza çıkacak model olacaktır. Kısacası onlarsız proje olmaz.
Olumsuz yaklaşım
Projenin başından sonuna kadar olumsuz davranışlarını değiştirmezler. Genellikle şirket içinde artık yükselme geleceği olmayan, başka bir iş arama modun da olan personelden konuşuyoruz. Bu tip davranışlarda bu tip kişilikten fazla bir şey beklemeden projenin biraz dışında tutmanız yararlı olur. Bu bölüme projeye nötr kalanları da ekleyebiliriz. Olumsuz yaklaşımdan farklı olarak proje hakkında negatif paylaşım yapmazlar. Genellikle iş hayatında yanlış iş seçimi yapmış, çalıştıkları konu veya uzmanlıktan hiç memnun olmayan ama değiştirmek için geç kalmış bir grubu oluştururlar.
Olumsuz gözüküp ikna olabilecekler
Genellikle kuşkucu yapıda olan ve sizin yeterliliğiniz üzerine en çok kafa patlatan çalışan tipidir. Yaratıcı ve yapıcı fikirleri bu davranış biçimine sahip personelden elde edebilirsiniz.
Olumlu gözüküp sabote edenler
Geldik en tehlikeli personel davranış şekline, bu tip davranışta olan kişileri tespit etmek özellikle proje başlangıç anında çok zordur. Proje başlangıcında en yapıcı gözüken kişiler arasında olurlar. Talepleriniz veya yapılması gereken proje etaplarına gönüllüde olurlar. Bununla beraber proje başlangıcından itibaren ilk haftalar içerisinde iletişim içerisinde olarak kalmanız ve ilk sunumlardan önce anlamanız gerekir. Projenin devamlılığı, başarısı, sizin ilerisi için o firmadan daha fazla proje almanız vb. konularda sizi zor düşürebilirler.
Burada size çok sevdiğim bir film serisinden Francis Ford Coppala’nın Godfather – Baba serisinden örnek vermek istiyorum. Aslında serinin en çok sevdiğim 2. Filmidir. Ama vereceğim örnek serinin ilk filminden, seyredenlerin çok kolay hatırlayacağı ama seyretmeyenler için kısaca konuyu hatırlatırsam, film New York’lu bir mafya ailesinin 2 kuşağı üzerine Mario Puzo’nun romanından uyarlanmıştır. Marlon Brando ailenin kurucusu ve lideridir. Al Pacino’da istemeden aile liderliğini alan ama başarılı olmak için babasının öğütlerini dinleyen en küçük erkek çocuktur. Filmin sonuna doğru baba oğluna çeşitli öğütler verir ve bunların en önemlisi içinde bulundukları mafya aileleri arasındaki, savaşta babanın oğluna verdiği dikkat edilmesi gereken konulardır. Baba şöyle der sana iyi niyetli mesajlarla gelen kendi aile üyelerimize hemen güvenme çünkü o kişi aslında seni yanlış yola yönlendirip sana ihanet edecek olandır. Bu örneği yukarıdaki olumlu gözüküp sabote edenler için vermeden edemedim. Ayrıca seyretmeyeler için bu filmi şiddetle tavsiye ederim. Özellikle Robert de Niro’nun katıldığı serinin 2. Filmi gerçekten bir baş yapıttır.
Sonuç olarak proje yönetiminde iletişim katmanlarının yönetimi günlük hayatımızda karşımıza çıkan davranış biçimlerinden farklı değildir. Her şey den önce sabırlı olmalı, dinlemeli ve rasyonel hareket etmelisiniz. Unutmayın ki projede başarılı olmak bu katmanları hızlı anlamak ve çözümlemek ile gelecektir.