Operio, çok şubeli perakende işletmelerinin tesis ve bakım süreçlerini tek platformda bir araya getirerek operasyonel verimliliği artırmayı hedefliyor. Hipposoft Chief Product Officer Halil Cicibaş ile perakendede tesis yönetiminin dijital dönüşümünü ve veri odaklı operasyonların geleceğini Bi’Sektör Dergi Sonbahar 2026 sayısında konuştuk.
Operio nasıl bir ihtiyaçtan doğdu ve bugün perakende markalarına nasıl bir çözüm
sunuyor?
Operio, Mimar Holding grup şirketleri olarak perakende sektöründe yaklaşık 20 yıldır edindiğimiz deneyim ve sahada gözlemlediğimiz ihtiyaçlardan doğdu. Bu süreçte, çok noktalı işletmelerin tesis ve bakım yönetiminde dijitalleşme ihtiyacı belirgin biçimde öne çıktı.
Mağazaların, merkez ekiplerin ve tedarikçilerin dahil olduğu yoğun operasyonlarda, farklı kanallara dağılan bilgiyi bir araya getirmenin ve süreçleri ortak bir platform üzerinden yönetmenin önemini gördük.
Bu ihtiyaçtan yola çıkarak, grup şirketlerimizdeki tesis yönetimi profesyonellerinin katkılarıyla Operio’yu çok şubeli işletmelere yönelik, bulut tabanlı bir tesis ve bakım yönetim platformu olarak geliştirdik.
Mağazadan gelen talebin onaylanmasından iş emrinin oluşturulmasına, iç ekip veya dış tedarikçinin görevlendirilmesinden işin tamamlanmasına kadar tüm süreci tek platformda buluşturuyoruz. Varlık geçmişi, tedarikçi bilgileri ve bütçe takibi de bu yapının ayrılmaz önemli bir parçası. Amacımız, operasyonun her aşamasını izlenebilir kılmak ve karar almayı kolaylaştıracak bir bilgi kaynağı oluşturmak. Böylece merkez ekipler, farklı şubelerdeki işleri ortak kriterlerle takip edip değerlendirebiliyor.
Perakendecilerin tesis yönetiminde dijitalleşmeye en fazla ihtiyaç duyduğu alanlar
hangileri?
Sahada gördüğümüz üç temel öncelik var: talep ve iş emri yönetimi, varlıkların ve bakım geçmişinin görünürlüğü, tedarikçi ve bütçe kontrolü.
Mağaza sayısı arttıkça telefon, e-posta ve mesajlarla takip edilen talepler belirsizleşebiliyor veya çözüm sürelerini izlemek güçleşebiliyor. Mağaza müdürlerinin ihtiyaçlarını merkeze kolayca iletebilmesi bu nedenle önemli. Operio’da fotoğraf ve açıklamayla talep oluşturulabilen, işletmenin ihtiyaçlarına göre özelleştirilen kontrol listeleriyle desteklenen sade bir akış tasarladık.
İkinci öncelik, mağazalardaki cihaz ve ekipmanları bakım geçmişleriyle birlikte takip edebilmek. Hangi mağazada hangi cihaz bulunuyor? Ne sıklıkla arızalanıyor? Onarmak mı, yenilemek mi daha anlamlı? Hangi hizmet sağlayıcı daha iyi sonuç veriyor? Operio’da biriken
varlık ve hizmet kayıtları, bu soruları somut verilerle değerlendirmeye yardımcı oluyor. Üçüncü alan ise dış tedarikçilerle yürütülen teklif, onay ve hakediş süreçleri. Teklifleri karşılaştırabilmek, kayıt altına almak ve iş tamamlanmadan önce bütçe üzerindeki etkisini
görebilmek, perakendeciye maliyetlerini yönetme imkânı sağlıyor. Bu üç alan birlikte ele alındığında dijitalleşme, günlük işleyişin bir parçasına dönüşüyor. Mağazada oluşturulan bilgi, merkezde yeniden derlenmesine gerek kalmadan kullanılabiliyor.
Dağınık süreçler hangi görünmeyen maliyetleri yaratıyor? Operio bu yapıyı nasıl
değiştiriyor?
Dağınık işleyişin maliyeti çoğu zaman faturada ayrı bir kalem olarak görünmüyor. Doğru muhatabı bulmak, teklifleri yeniden istemek veya bir onayın kimde beklediğini öğrenmek için harcanan zaman, bu maliyetin önemli ve görünmeyen bir parçası.
Bir diğer konu, kurumsal hafızanın kaybı. Bakım geçmişi bir çalışanın e-postasında, garanti belgesi başka bir klasörde kaldığında, personel değişikliği bile bilgiye erişimi zorlaştırabiliyor. Mükerrer işler, karşılaştırılmadan kabul edilen teklifler ve garanti kapsamındaki cihazlar için ücretli onarım yaptırılması da bu tabloya ekleniyor. Bilginin dağınık olması, zaman kaybının yanında doğrudan maliyet ve operasyonel risk yaratıyor.
Örneğin, tamamlanan bakım formlarının haftalar sonra merkeze ulaştığı bir düzende harcamaları zamanında değerlendirmek güçleşiyor. Operio’da talebi, ilgili iş emrini, teklifleri ve onayları aynı kayıt üzerinden takip edebiliyorsunuz. Her müdahalenin ne zaman, kim
tarafından ve hangi kapsamda gerçekleştirildiği görülebiliyor. Böylece ekipler, bilgiye ulaşmak için harcadıkları zamanı azaltırken maliyetleri süreç içinde takip edebiliyor ve kararlarını kayıtlı bilgiye dayandırabiliyor.
Merkezileşen operasyon verisi hangi kararları mümkün kılıyor?
Verinin asıl değeri, karşılaştırma yapmaya ve farklılıkların nedenlerini anlamaya imkân verdiğinde ortaya çıkıyor. Tek bir mağazanın kayıtları, operasyonun genelini değerlendirmek için sınırlı kalabilir. Benzer özellikteki mağazaları karşılaştırdığınızda ise genel tabloyu daha net görebilirsiniz. Bir lokasyondaki yüksek bakım maliyeti ekipmanın yaşından mı, tekrarlayan arızalardan mı, yoksa kullanım alışkanlıklarından mı kaynaklanıyor? Merkezileşen veri, bu soruları varsayımlar yerine kayıtlar üzerinden ele almayı mümkün kılıyor.
Operio’da mağaza, bölge ve harcama kategorisi bazında anlık görünürlük sağlıyoruz. Tedarikçilerin müdahale ve çözüm sürelerini, hizmet seviyesi hedeflerine (SLA) uyumunu ve iş başına maliyetlerini değerlendirme imkânı sunuyoruz. Ekiplerin iş yükü ve işleri tamamlama süreleri de bu değerlendirmenin bir parçası. Böylece bütçe değerlendirmesi yıl sonuna kalmadan yapılabiliyor; bakım planları, tedarikçi görüşmeleri ve ekipman yenileme kararları güncel operasyon verisiyle desteklenebiliyor. Farklı mağazalarda daha iyi sonuç veren uygulamaları belirlemek ve bu yöntemleri mağaza ağına yaymak da kolaylaşıyor.
Teknoloji, büyüyen mağaza ağlarında aynı operasyon standardını nasıl koruyor?
Büyüme sırasında temel güçlük, mağaza sayısı artarken işleyişin bireysel kararlarla değişmesini önlemek. Bir mağazada açılan arıza talebi her zaman aynı önceliklendirme ve onay kurallarına tabi olabilmeli. Operio’da talep tiplerini, yetkileri, onay limitlerini ve hizmet seviyesi hedeflerini işletmenin yapısına göre özelleştirebiliyoruz. Böylece markanın işleyişine uygun, tüm mağazalarda uygulanabilen ortak bir operasyon dili oluşturuyoruz.
Planlı bakımların takvim ve varlık bazında takip edilmesi de bu standardın önemli bir parçası. İşlerin bireysel hatırlatmalara bağlı kalmadan yürütülmesi, yeni mağazalarda mevcut düzenin uygulanmasını kolaylaştırıyor. Ekibe yeni katılan çalışanlar da hangi işi, ne zaman ve hangi
yetkiyle yürüteceklerini tanımlanmış akışlar üzerinden görebiliyor. Bizim için ölçeklenebilirlik, aynı kalite ve denetim anlayışını büyüyen mağaza ağına taşıyabilmek anlamına geliyor. Ortak süreçler, sonuçların karşılaştırılabilir ve ölçülebilir olmasını da sağlıyor.
Operio’yu kullanmaya başlayan bir markada ilk üç ayda neler değişiyor?
Operio’yu geliştirirken perakendenin çalışma biçimini esas aldık. İlk aşamada değişen şey görünürlük. Talepler tek bir yerde toplandığında hangi mağazada ne kadar iş biriktiği, hangi onayların beklendiği ve sürecin nerede yavaşladığı görünür oluyor.
Sonraki aşamada şirketlerin onay kuralları ve adımları, sorumlulukları ve hizmet seviyesi hedefleri iş akışına yerleşiyor; ekipler telefon ve e-posta trafiği yerine ortak bir kayıt üzerinden çalışıyor. Birkaç aylık kullanımın ardından oluşan veriler de tedarikçileri karşılaştırmak, tekrarlayan arızaları görmek ve bütçe sapmalarını daha erken değerlendirmek için bir temel sunuyor. Elbette bu dönüşümün hızı, kurumun başlangıçtaki veri düzenine ve kullanım alışkanlıklarına bağlı. Esas kazanım ise, günlük sorunları çözmenin yanında bakım operasyonunu ölçülebilir ve planlanabilir hale getirmek.
Önümüzdeki dönemde tesis yönetimi alanında teknoloji nasıl değişecek? Operio’nun yol haritasında hangi alanlar öne çıkıyor?
Perakende operasyonlarında bir sonraki aşamanın, gerçekleşen arızayı kaydetmenin ötesine geçerek olası sorunları önceden değerlendirmek olacağını düşünüyorum. Bakım geçmişi, varlık yaşı ve tekrarlayan talepler birlikte değerlendirildiğinde bakım önceliklerini belirlemek, kaynakları yönlendirmek ve olası maliyetleri öngörmek için daha güçlü bir temel oluşuyor. Operio’nun mevcut yapısı, süreçleri standartlaştıran, farklı paydaşları ortak bir akıştabuluşturan ve operasyon verisini biriktirip analiz etmeye imkân veren bir altyapı sunuyor. Önümüzdeki dönem için bu altyapının üzerine yapay zekâ destekli içgörü ve öneri modülleri eklemeyi hedefledik. Veri analitiği ve karar destek yetenekleri, yol haritamızda öne çıkan gelişim alanları arasında yer alıyor.
Amacımız, biriken veriyi ekiplerin günlük kararlarında kullanabilecekleri anlamlı bilgiye dönüştürmek. Operio’yu da perakendenin değişen ihtiyaçları ve dinamik yapısı doğrultusunda geliştirmeye devam edeceğiz.