Geçtiğimiz haftalarda “Perakende içinde proje yönetimi ve katmanların analizi” başlıklı bir yazıda proje yönetimi ile ilgili bir yazımı dikkatinize sunmuştum. Yazılarımı her hafta dikkatli okuyan bir arkadaşım bu yazının eksik olduğunu çünkü proje ile ilgili raporlama konusunu ele almadığımı iletti. O yüzden bu hafta, o yazıdan eksik kalan konuyu, kısacası yaptığımız bir projenin raporlanması konusunu ele almak istiyorum.
Aslına bakarsanız, dereyi geçip çayda boğulmak terimi tam burası için geçerlidir. Bir proje için haftalarınızı, aylarınızı verirsiniz, gece gündüz demeden çok sıkı çalışırsınız ama işin sonundaki raporlamanız yetersiz, eksik ve göz alıcı olmazsa bütün bu emekleriniz boşa gidebilir. Raporlamayı sadece bir sonuç veya rakam olarak görmeyin. Zamanlaması, sunum biçimi, gideceği yerler vb. birçok dikkat edilmesi gereken konu vardır. Burada şunu duyar gibiyim, ben raporumda doğru verileri verdikten sonra geri kalanı beni ilgilendirmez. Evet bu doğru olabilir. Ama rapor;
- Zamanında verilmelidir, eğer proje planınızda raporlama ile ilgili detay tarihler vermişseniz bu tarihlere ne olursa olsun uyun.
- Sunum biçimi önemlidir, dijital bir rapor görsel olarak güçlü olmalıdır. Ben birçok yerde özellikle sonuç raporu, ara değerlendirme raporu veya doğrudan yönetim kuruluna giden rapor dosyalarını basılı olarak vermeyi tercih ederim. Dijital bir rapor çok hızlı e-mail kutusundan silinebilir ama basılı bir rapor aylarca masada kalabilir ve her zaman göz önünde olur.
- Gideceği yerler yine önemlidir. Özellikle projenin önemli km taşları ile ilgili raporları sponsor vb. projede söz sahibi kimseler birebir teslim edin veya bir sunum ile bunu gerçekleştirin.
Raporların ilgi çekici veya görsel olarak güçlü olması gerektiğini söyledik.
- Özellikle raporlama içinde uluslararası standartlarda inceleme sonuçları, örnek olarak bir GANT chart veya SWOT analizi koymak yararlı olur. Belki üzerinde çalıştığınız projenin doğası gereği buna hiç gerek de olmayabilir ama yine de özellikle proje takımına kendinizi kanıtlama sürecinde işinize yarayacaktır.
- Rapor içinde benchmark kullanmaya özen gösterin. Bu tür bilgiler proje sonunda firmayı nereye taşıyacağınızı ve kazanımları görmek açısından önemlidir. Ama özellikle çok fazla uluslararası benchmark bilgisi vermemeye çalışın. Maalesef bizim ülkemizin gerçekleşmeleri ile batı dünyası arasında çok fazla farklılık olabiliyor. Bulabildiğiniz kadar yerel rakamlar ile çalışın.
Raporlama da dikkat edilecek diğer hususlar ise;
Şeffaf olmak; Projenin en başından itibaren dürüst olmalısınız ve sadece proje hakkında gerçeği söylemelisiniz. Proje uygulanabilir değilse bile bunu söyleyin, böyle bir projeyi başlatmaya bile kalkmayın- aksi takdirde büyük olasılıkla proje başarısızlığı yaşarsınız. Proje uygulama sürecinde maddi kaynaklar dahil kaynakları en uygun şekilde kullanmaya çalışın.
Yetkiyi dağıtın; Raporda her şeyi ben yaptım vb. bir dilden kaçının (eğer tek kişilik bir işse tabii ki bunu belirtin), kimlerle beraber çalıştığınızı, destek aldığınız detaylı anlatın kısacası delegasyonu unutmayın.
Beklenmedik Durumlara Hazır Olun; Daha önce birçok kez yaptığınız bir proje üzerinde çalışıyor olabilirsiniz. Ama yine de bir şeyler ters giderse, yeni değişikliklere yeterince cevap vermeye hazır olmalısınız.
Sıkı değil ama akıllı çalışın; Tabii ki burada tembellik yapın vb. bir tavsiyem bulunmuyor. Anlatmak istediğim proje ile ilgili çalışmaya başlamadan önce konu ile ilgili sıkı araştırma, inceleme ve okuma yapın. Proje teslimini yönetmeye yönelik şablonlar, kontrol listeleri ve diğer belgeler önceden elinizde olursa daha az eforla daha kaliteli teslimat yapabilirsiniz.
Evet bu haftalık bu kadar, geçtiğimiz haftalardan gelen bir yazının eksik kalan yönünü tamamlamaya çalıştım, umarım faydalı olmuştur.
Sağlıkla kalın…