Geçen haftaki yazımda yeni yıla girmeye hazırlanırken, bütçe üzerine uğraşanların ne kadar zorlanacakları bir dönem olduğundan bahsetmiştik. Bu yazıma itiraz değil ama önemli bir ekleme geldi. Özellikle danışmanlık projelerinde beraber çalıştığım şirketler, sadece yeni yıl bütçesi değil, proje bazında bile bütçe hazırlıklarının ekonomik koşullardan dolayı ne kadar zor olduğunu eklememi istediler. Bu hatırlatma gelince otomatikman bu haftanın yazı konusu da kendini belli etti. Gelin isterseniz bu hafta proje bazında bütçeleme üzerine sohbet edelim. Bu yazıyı hazırlarken biraz da eskilere gittim. Kurumsal da çalışırken bu konularda o kadar çok eğitim almışım ve bunların notlarını oldukça iyi arşivlemişim. Bu yazı için biraz da o notların yardımına başvurdum.
Proje sözcüğü bana hep “maliyet” ile eş anlamlı gelir. Özellikle yeni bir projenin veya getirisi veya götürüsü! sadece kâğıt üzerinde olan bir konunun en önemli ayağı maliyettir.
Aslında proje için maliyet yönetimi, proje maliyetlerini planlama, tahmin etme, bütçeleme ve kontrol etme sürecidir. Bu dört süreç, proje ekiplerinin proje yaşam döngüsü boyunca bütçeleri planlamasına ve kontrol etmesine yardımcı olmak için mevcuttur.
Bütçe hazırlıklarında maliyet yönetimini basit olarak dört sürece ayırabiliriz:
1. Kaynak planlama; Bir projenin her aşaması için ihtiyaç duyulan kaynakları planlamak, tahsis etmek ve programlamak maliyet ile ilgili en önemli aşamadır. Bunların neler olduğunu detaylı listelemeniz gerekir. Örnek olarak bayiler ile çalışan bir firma için yeni bir bayi yönetim sistemi dizayn ederseniz ki bunun içinde insan kaynakları, alınacak yeni IT sistemleri vb. birçok kalem olacaktır. Bu konuda benim hatırlattığım en önemli hususlardan birisi ise, aman proje sonucunda yapılacak lansman toplantısı maddesini unutmayın derim. Bu da ülkemizde genel olarak 5 yıldızlı bir otelde bir gala gecesi bitimiyle yapılır. Bu toplantının maliyeti proje içindeki en önemli kalem olur. Bu tür maddeleri atlamayın…
2. Maliyet tahmini; Maliyet tahmini, planlanan tüm faaliyetler için gerekli olan kaynakların her biri ile ilişkili maliyetleri yaklaşık olarak bulma sürecidir. Maliyet tahmini, belirli bir kapsam dahilinde bir projeyi tamamlamanın maliyetini tahmin eder. Kapsamın bir projenin ömrü boyunca değişme eğiliminde olduğu göz önüne alındığında, maliyet tahmini tek seferlik bir süreç değildir. Etkili maliyet yönetimi, proje yöneticilerinin, kapsam değişiklikleri veya değişiklik talepleri onaylandığında maliyet tahminlerini yinelemesini gerektirir. Bu tahminler, bir projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar, projenin başarıyla tamamlanmasıyla ilgili tüm maliyetlerin bir özetini sağlar.
Maliyetler hakkında iyi bir tahmin elde etmek için kullanabileceğiniz modeller
- En basit olarak daha önce benzer bir proje yaptıysanız burada kullandığınız ve proje sonucunda kesinleşen maliyet tahmini rakamlarıdır. Bunları gönül rahatlığı ile kullanabilirsiniz.
- Veya proje ekibinizin yardımı ile proje öncesinde bu konuyla ilgili bir toplantı yapabilirsiniz. Ama yine tahmini rakamları sizin bu toplantıda vermeniz gerekir. Onlarda kendi kaynaklarından bu işi daha ucuz veya daha pahalı yapabilecekleri vb. çıkarıma ulaşabilirler.
3. Maliyet bütçesi; Maliyet tahminleri doğrudan maliyet bütçelerine yönlendirir. Bu adımda, proje için maliyet temelini ve finansman gereksinimlerini belirleyeceksiniz. İyi bir proje bütçesi, proje takvimi ve kaynak tahsisi kısıtlamaları ile ilgili önemli kararlar almanıza yardımcı olacaktır.
4. Maliyet kontrolü; Proje sırasında maliyet gerçekleşmeleri dikkatlice izlenmelidir. Maliyet kontrolü, paydaşları bütçelenen maliyetten çok fazla farklılık gösteren maliyet farklılıkları konusunda bilgilendirmeyi de içerir. Bütçeyi kontrol etmek, orijinal bütçe, onaylanan maliyetler, öngörülen maliyetler, fiili maliyetler ve taahhüt edilen maliyetlerin farkında olmayı gerektirir. Kapsamda herhangi bir değişiklik varsa veya öngörülemeyen risklerin onaylanan bütçeler üzerinde bir etkisi varsa, proje yöneticisinin etki düzeyini gözden geçirmesi ve gerektiğinde düzeltici önlem alması gerekecektir.
Sağlıkla kalın…